Referat og referent
Referater er redskab til at fæstne beslutninger og huske på afgørelser. Referatet er også der uenigheder fæstnes, såfremt nogen mener, man skal andre veje, og kommer der på et tidspunkt et juridisk krav, er det betydende at kunne påvise, der blev sagt fra.
Typen af referat styres af typen af møde, og besluttes af mødedeltagerne eller kan fremgå af både forretningsorden og vedtægter.
Referat typer
- Beslutningsreferat, er kortfattet og beskriver de beslutninger der træffes. Denne referatform er rigeligt i de fleste foreninger, og er der behov, kan der tilføjes særstandpunkter.
- Genfortællingsreferat, redegør for mødets forløb. Kan være så detaljeret at navne på udtalelser, sammenfatninger og beslutninger skal med.
- Diskussionreferat, beskriver vægten imellem de problemstillinger der har været vendt på mødet. Benævner ofte hvilke parter der havde hvilke holdninger og meninger. Kan være godt, hvis det f.eks. er møde mellem to foreninger eller et møde hvor der er et stridsspørgsmål.
Referenten
Det er vigtigt der er klarhed mellem deltagerne og at referenten har tænkt nogle tanker:
- Hvilken type møde, der er tale om.
- Hvilken type referat der forventes.
- Hvilken detaljeringsgrad deltagerne forventer.
- Hvem der forventes at læse referatet bagefter.
- Hvem er deltagerne på mødet.
- Hvad er dagsordenen for mødet.
- Hvem er mødeleder / ordstyrer for mødet.
Bruger du bærbar/tablet, så hav skabelonen klar.
Den bør indeholde:
- Referent
- Deltagere
- Tid
- Sted
- Dagsorden
- Bilag
- Punktopstilling med overskrifter for hvert punkt der behandles
- Start- og sluttidspunkt for mødet
- Dato for næste møde eller information om indkaldelse.
- Er der taler om sager, så skal der også være sagsnummer, sagens emne og sideantal.
Det anbefales at have en skabelon til referaterne, således referat ligner hinanden, og for deltagerne er let at finde rundt i.
Referent er ikke mødeleder
Det ses at formanden agerer både referent mødeleder og formand i mødet. Det er en dårlig cocktail, og betyder hurtigt at overblikket mistes.
Referentens opgave er at uddrage det vigtige og stille opklarende spørgsmål.
Det kan derfor blive en vigtig rolle, hvis deltagerne ikke altid formår at komme til konklusioner og konkrete handlinger på de emner, der diskuteres. Her bør referenten stille opklarende spørgsmål og bede deltagerne uddybe. Referenten kan med fordel være en person som ikke deltager i mødet.
Det kan være fristende at gøre referenten til mødeleder eller ordstyrer, men erfaringsmæssigt falder man ind i en lyttende og deltagende rolle og får ikke uddraget det vigtige. Sig pænt nej tak, og at du hellere vil skrive et godt referat - det kommer selvfølgelig an på hvor kompleks et emne mødet drejer sig om, og hvor godt du kender sagen.